DESAFIO DO SETOR DE SAÚDE
CADASTRO E VALIDAÇÃO DE NOTAS FISCAIS
Processo automatizado para cadastro de notas fiscais, a partir de foto ou imagem
Controle e análise
das informações
As notas fiscais eletrônica (NF-e) e impressas, são comprovantes das operações dos processos de compra e venda em conformidade com as leis previstas, sendo obrigatórias no Brasil.
A Receita Federal faz um controle rigoroso das informações prestadas e, em casos de não conformidades ou falta de dados, o governo pode autuar as empresas.
Por isso, a gestão de documentos fiscais organiza esses arquivos e permite maior controle e garantia de que a empresa possa estar preparada para:
1- Operar em conformidade com a lei;
2- Controle de armazenamento de arquivos XML das Notas Fiscais pelo período mínimo de 5 anos;
3- Análise sobre o negócio com registro das informações para compreender, fluxo de receitas e despesas;
4- Fonte de Dados de clientes, fornecedores valores, movimentação, produtos, impostos para contribuir com a análise da situação atual;
5- Consultas rápidas de notas fiscais;
6- Tomadas de decisão assertivas, baseado em dados e métricas.
Com a evolução da gestão e dos modelos de notas fiscais, como a NF-e, novas formas de golpe foram criadas, sendo necessário melhorar o controle periódico das emitidas contra o CNPJ. Esta atenção especial pode evitar problemas com o fisco, como por exemplo, fraudes conhecidas como “notas frias”.
As “notas frias” acontecem com o envolvimento involuntário, que podem resultar em multas de alto custo. Trata-se de casos de emissão de NF-e’s sem o conhecimento de empresas “compradoras”, ou seja, há uma nota fiscal eletrônica, mas não uma operação realizada (conhecida como “nota fria”), ➔
usadas para transferência ilegal de créditos de ICMS e até lavagem dinheiro.
Nesses casos, se a empresa cuja NF-e consta como compradora não acusar a operação na SEFAZ, pode ser envolvida na investigação pelo descumprimento de normas fiscais, omissão e recolhimento de impostos.
Caso não seja realizado, a empresa vítima da nota fria só ficará sabendo quando for questionada pelo Fisco devido ao não reconhecimento de tributos e a escrituração dos documentos.
Desafio
O desafio é como melhorar os processos manuais envolvidos com a gestão de notas fiscais, as validações de segurança, captura de dados e cadastro de notas em sistemas como ERPs de maneira automatizada, padronizando o processo e rotina de recebimento de notas fiscais físicas, já preparado para processar todos os modelos de Notas Fiscais em conformidade com o padrão da Associação Brasileira de Abrasf das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf).
Eficiência nos processos
Através da automatização de processos de controle das notas fiscais, nossos clientes aumentam a eficiência de todas as etapas necessárias para identificar novas notas fiscais, realizar a coleta de dados destas notas, identificar problemas e adequar os dados ao padrão XML e até mesmo, realizar o cadastro automático em sistemas e serviços financeiros ou fiscais.
Desta forma, todas as etapas podem ser realizadas em segundos, melhorando até 90% de seu desempenho, adequados para a administração fiscal com excelência e capacidade de análise de dados extraídos como:
● Identificação de eventuais desvios de recursos;
● Auxílio no controle das entradas de recursos no fluxo de caixa;
● Planejamento de recurso financeiro para pagamento de impostos;
● Consultas de informações e valores para análises avançadas, apurações, auditorias etc;
● Controle de exposição à riscos que impactam custos como multas, erros e retrabalhos;
● Documentos fiscais armazenados em nuvem;
● Redução de risco de fraudes com análise contínua de notas emitidas para o CNPJ.
Benefícios
Notas Fiscais em formato digital, como arquivos
Armazenamento mais seguro, eficiente e barato
Controle de acessos aos dados de notas fiscais
Processos menos burocráticos e mais controlados
Capacidade de analisar os dados de notas fiscais
Busca e localização dos documentos mais rápida
Capacidade de visualizar os arquivos de qualquer lugar e dispositivo
Controle e backup para garantir a disponibilidade
Espaço físico é mais bem aproveitado para as necessidades de negócio
Adequação às práticas de ESG com o conceito “paperless”
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